O certificado digital é uma identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Funciona como uma carteira de identificação virtual, com ela é possível assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita de próprio punho no papel e sem precisar reconhecer firma em cartório.
Qualquer um que queira empreender, é importante saber como um certificado digital funciona, já que com essa autenticação a sua empresa conseguirá realizar diversas transações fiscais obrigatórias.
Porém outros profissionais como médicos, advogados e contadores também precisam de certificado digital na sua profissão.
Quer saber mais sobre o que é o Certificado Digital, continue a leitura e entenda tudo o que você precisa saber sobre este documento.
O que é o Certificado Digital?
O certificado digital é uma assinatura eletrônica que comprova a identidade de alguém ou de uma empresa e é praticamente inviolável. A tecnologia utiliza chaves criptográficas (em arquivo digital ou token) que nunca se repete.
- Chave privada – serve para criptografar dados sobre a pessoa ou a empresa que atestam a identidade, seja para acessar um sistema ou assinar um documento eletrônico. Só tem essa chave quem está autorizado a usar o certificado digital.
- Chave pública – é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade para que seja reconhecida e aceita. Só serve para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto com ela.
Para validar uma assinatura digital, o certificado digital liga a ela um arquivo eletrônico contendo os dados sobre a pessoa ou a empresa para confirmar que ela pertence e foi feita por quem pode usá-la legalmente.
A assinatura digital como o arquivo, ambos são protegidos por criptografia pelo certificado digital que obrigatoriamente precisa ser emitida por uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Na prática, o Certificado Digital permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita por meios eletrônicos. No geral, ele é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos.
Através do certificado digital, as pessoas ou empresas conseguem assinar digitalmente documentos e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos. Especialmente órgãos públicos na internet, como Receita Federal e INSS. Ele também comprova a identidade em sistemas virtuais integrados para realizar atividades profissionais de várias categorias.
Vantagens do Certificado Digital para sua empresa
Segundo o Valdir Pietrobon, diretor da FENACON comenta que todas as empresas, antes mesmo do seu nascimento, devem pensar na certificação digital como um imenso benefício, afinal é por meio deste arquivo eletrônico que seu portador assina os documentos que emitir digitalmente.
Com todas as vantagens e benefícios do uso da certificação tem aumentado significativamente os microempreendedores que estão optando pelo uso.
Confira a seguir algumas utilizações do certificado digital e os seus benefícios:
- Redução de despesas – Com o certificado digital não é mais necessário imprimir documentos ou gastar com reconhecimento de firma. Uma assinatura digital tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita. O que gera economia de insumos e comodidade.
- Facilidades na entrega da declaração – Maior facilidade em baixar os arquivos das obrigações acessórias e prestações de contas das três esferas de poder, entre elas a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física – IRPF. Além de ser mais fácil acompanhar todo o processo de envio e recebimento da declaração e retificar as informações. O que gera economia de tempo e maior controle e agilidade.
- Segurança – Todo documento é bloqueado para edições e não corre o risco de alterações ou fraudes. O que diminui as margens pra erros.
- Confidencialidade – Por todos os dados do certificado ser criptografados, terceiros não têm acesso ao documento. O que gera maior segurança e credibilidade.
- Mobilidade – É possível configurar o certificado digital em mais de um computador ou celular, o que permite que o usuário trabalhe tanto na empresa quanto em casa, ou em qualquer outro lugar.
- Praticidade e comodidade – Assinar documentos e realizar transações digitalmente permite que as ações contábeis de seu negócio sejam feitas sem complicações.
Resumindo, o Certificado Digital oferece segurança, redução de custos e mais praticidade em diversos processos. Isso traz benefícios tanto para a empresa quanto na segurança das informações, além de acabar com a burocracia.
Autenticidade do Certificado Digital
Como já explicamos acima o certificado digital só pode ser emitido por uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil é o órgão responsável em viabilizar a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e das empresas.
E é ela que vai nos dizer quem são as Autoridades Certificadoras que podem fazer a emissão do certificado digital, você vai encontrar diversas empresas para poderem emitir o seu certificado digital.
Existem vários modelos de certificados digitais tipo A para uso empresarial, profissional e pessoal, tais como:
e-CPF
É o seu CPF em versão digital da pessoa física, com ele você assina documentos digitalmente com validade jurídica com facilidade. Com ele você também tem acesso à sites como da Receita Federal do Brasil (RFB), eSocial e Conectividade Social. O e-CPF é utilizado para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e comprovar contratos bancários.
e-CNPJ
É a identidade digital destinadas as pessoas jurídicas e exclusivos para empresas, corporações e instituições, porque é a versão online do CNPJ. Com ele, é possível assinar documentos digitalmente, transmitir dados e atender aos compromissos fiscais, garantindo a integridade e segurança das informações. Além de ter acesso à sites como da Receita Federal do Brasil (RFB), eSocial e Conectividade Social.
NF-e
Mesmo que com o e-CNPJ o empreendedor consiga fazer a emissão de notas fiscais, esse certificado é adequado para as pessoas que possuem funcionários, para que eles possam fazer a emissão de notas sem a preocupação de utilizarem o Certificado Digital para tarefas ilegais ou sem autorização.
e-Saúde
É a identidade digital utilizado por profissionais da saúde que buscam por segurança e agilidade. Com ele, você assina digitalmente prescrições médicas ou atestados gerados no computador, ação que requer a utilização de um certificado digital conforme portaria nº 467 que regulamenta a telemedicina. Os hospitais e clínicas que optaram pelo PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente) com prontuários e laudos eletrônicos precisam ser assinados com certificado digital válido no padrão ICP-Brasil.
e-Jurídico
É a identidade digital do advogado inscrito na OAB e permite, por exemplo, assinar documentos, petições, pareceres e procurações de qualquer lugar com um maior nível de segurança, confiabilidade e agilidade. Além de poder acessar processos remotamente, assinar contratos direto do escritório e se comunicar com a Receita Federal, inclusive para envio e acompanhamento da declaração de Imposto de Renda.
e-Contador
É a identidade digital para contadores, com ela é possível ter maior segurança nas informações trafegadas e repassadas aos órgãos públicos, já que diversas obrigações deixaram de ser realizadas de maneira física e passaram a ter o formato digital. Com a criptografia a autenticidade e integridade das transações são realizadas com maior garantia. Além de dispensar a necessidade de deslocamento até cartórios, o que gera uma economia com custo de deslocamento, reconhecimento de firma, entre outros.
Quais os tipos de tipos de certificado digital?
Os Certificados Digitais são encontrados em duas categorias principais, o tipo A e o Tipo S.
Os certificados do tipo A tem como objetivo identificar o assinante, confirmar que o documento não foi adulterado e autenticar uma operação. Já o certificado do tipo S garante o sigilo para informações, através da criptografia que só podem ser acessadas por pessoas autorizadas.
No entanto, o mais utilizado é o certificado digital tipo A, principalmente o A1 e o A3. O que os diferencia é a forma como as chaves criptográficas são geradas e armazenadas.
- Certificado Digital A1
Este é armazenado diretamente no computador ou em algum dispositivo móvel, como smartphone e tablet. Possui um par de chaves criptografadas, uma pública e outra privada. A pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), já a privada fica no computador protegida por um login.
Esse tipo de sistema evita operações fraudulentas, pois necessita da combinação das duas chaves para ser decodificados. Em casos de ameaças virtuais, o certificado pode ser desativado.
Vantagens: com ele é possível operá-lo a partir do computador. Caso precise emitir notas fiscais, basta enviar o Certificado Digital para o software emissor e emitir os documentos fiscais de maneira prática, segura e sem excesso de papéis.
Validade: 1 ano
- Certificado Digital A3
É emitido e armazenado em cartão, token criptográfico ou diretamente na nuvem. Esse certificado digital A3 difere do certificado A1 por contar com uma mídia de armazenamento predeterminada. Podendo ser um dispositivo como um Smartcard (cartão Inteligente) ou um Token (parecido com um pen-drive), e oferece maior mobilidade pois pode ser levado para qualquer lugar onde possa ser necessário utilizar, ele é inviolável e possui um nível de segurança elevado, já que não pode ser extraído ou copiado para outra mídia. Ele também é pessoal e intrasferível, somente o portador da senha pode utilizá-lo.
Validade: 1 a 5 anos (dependendo do local de armazenamento)
Qual certificado digital é para mim?
Essa é uma dúvida muito comum na hora de adquirir o certificado digital. Porém, a resposta é “depende”.
No entanto a função dos modelos é a mesma, mas é importante que o usuário verifique qual entre eles melhor atende às suas necessidades.
Por isso que as vantagens e desvantagens vão depender da necessidade de cada um.
A seguir confira um breve comparativo entre o certificado digital A1 e certificado digital A3.
Certificado Digital A1
– Armazenado e emitido no computador
– Permite a cópia e uso em outros dispositivos
– O uso de uma senha é opcional
– Dispensa qualquer necessidade de preparo no computador
– Validade de 1 ano
Certificado A3
– Armazenado em mídia criptográfica, sendo Smartcard ou token
– Não pode ser copiado
– O dispositivo deve ser preparado antes do primeiro uso
– Sua validade é maior e pode variar de um a cinco anos (dependendo da contratação)
Certificado Digital Online
Devido ao período que estamos vivendo no mundo, algumas medidas foram adotadas devido a pandemia. A partir do 24 de abril, foi publicada, a Resolução nº170 que visa a permissão da emissão do Certificado Digital ICP-Brasil com uso de videoconferência.
Uma das etapas essenciais para a emissão do Certificado Digital é a confirmação de identidade de quem está solicitando. Por isso para substituir a confirmação presencial, será realizada a videoconferência com o responsável pelo seu atendimento.
Para manter o andamento das atividades as empresas precisam ter o certificado digital a solução disponibilizar tanto a compra como a renovação do certificado à distância e assim facilitar a vida dos empreendedores.
Como fazer a renovação do certificado digital?
Agora se o seu caso você já possui um certificado digital com dados biométricos cadastrados, seja software ou mídia física ou outras Autoridades Certificadoras é possível fazer a renovação do certificado digital integralmente pela internet.
No entanto, existem dois tipos de renovação, que podem variar conforme o tipo do certificado e também se ele ainda está ou não dentro do prazo de validade.
- Renovação do certificado digital totalmente online – pode ser feita para os certificados digitais A3 (smartcard ou token) e-CPF, e-CNPJ e NF-e que ainda não perderam a validade.
- Renovação do certificado digital por videoconferência – pode ser feita para certificados digitais A1 (software), tanto os válidos quanto os vencidos.
Obtenha um Certificado Digital com uma Certificadora
Como você pode conferir, obter um Certificado Digital traz inúmeros vantagens para o dia a dia do seu negócio, além de agregar mais credibilidade, confiança, agilidade, redução de custos, entre outras.
Quer saber mais sobre o Certificado Digital?
